В данном диалоге мы хотим обратиться напрямую к председателям кооперативов и ТСЖ, руководителям управляющих компаний. В Диалогах 2 («Первые шаги на пути исполнения нового законодательства») и 7 («Правовая сущность новой формы оплаты за потребленную электрическую энергию») мы говорили о порядке формирования и доставки платежных документов за электроэнергию потребителям, регламентируемым Постановлением Правительства РФ от 06.05.2011 № 354. Согласно данному нормативно-правовому документу, исполнителям коммунальных услуг необходимо ежемесячно:
− принимать/снимать показания индивидуальных и коллективных приборов учета;
− производить начисление платы за коммунальные услуги;
− формировать платежные документы (посредством печати и последующего конвертования, чтобы форма документа отвечала требованиям законодательства о персональных данных);
− осуществлять доставку платежных документов потребителям.
Исполнителем коммунальных услуг данное Постановление определяет юридическое лицо любой организационно-правовой формы или индивидуального предпринимателя, которые предоставляют потребителю коммунальные услуги. Управляющие компании в сфере ЖКХ, товарищества собственников жилья и жилищные кооперативы взяли на себя обязанности по управлению жилыми многоквартирными домами, что включает обязанность по осуществлению формирования и доставки платежных квитанций за электроэнергию, причем в ежемесячном режиме, как это и определено в Постановлении № 354.
15 мая 2013 года принято еще одно Постановление Правительства в сфере ЖКХ – «О порядке осуществления деятельности по управлению многоквартирными домами». Данный документ создает профессиональные основы деятельности по управлению жилыми многоквартирными домами, и нет никаких сомнений в том, что злоупотреблений со стороны лиц, осуществляющих такое управление, станет намного меньше. Как поясняется на сайте правительства России, постановление вводит понятия управления многоквартирным домом, утверждает стандарты управления многоквартирным домом, определяет порядок формирования и утверждения перечня услуг и работ по содержанию и ремонту общего имущества в многоквартирном доме, осуществления аварийно-диспетчерского обслуживания, передачи технической документации на многоквартирный дом и иных документов, связанных с управлением этим домом. Данное постановление было принято во исполнение статьи 161 Жилищного кодекса, которая гласит, что управление многоквартирным домом должно обеспечивать благоприятные и безопасные условия проживания граждан, а также предоставление соответствующего качества коммунальных услуг.
Постановление вводит пять групп лиц, осуществляющих управление многоквартирным домом:
− собственники помещений в многоквартирном доме при непосредственном управлении многоквартирным домом собственниками помещений в этом доме;
− товарищества собственников жилья, жилищно-строительные кооперативы, жилищные кооперативы или иные специализированные потребительские кооперативы, осуществляющие управление многоквартирным домом без заключения договора управления с управляющей организацией;
− управляющие организации, заключившие договор управления многоквартирным домом;
− управляющие организации, заключившие договор оказания услуг и (или) выполнения работ по содержанию и ремонту общего имущества в многоквартирном доме, количество квартир в котором составляет более чем 12;
− застройщики, управляющие многоквартирным домом до заключения договора управления многоквартирным домом с управляющей организацией.
Таким образом, исполнителями коммунальных услуг являются: собственники помещений в многоквартирном доме при непосредственном управлении многоквартирным домом собственниками помещений в этом доме; товарищества собственников жилья, жилищно-строительные кооперативы, жилищные кооперативы или иные специализированные потребительские кооперативы, осуществляющие управление многоквартирным домом без заключения договора управления с управляющей организацией; управляющие организации, заключившие договор оказания услуг и (или) выполнения работ по содержанию и ремонту общего имущества в многоквартирном доме, количество квартир в котором составляет более чем 12 (см. рис. 1).
Среди стандартов управления многоквартирным домом в Постановлении указаны обязанности исполнителя коммунальных услуг:
− заключение договоров энергоснабжения (купли-продажи, поставки электрической энергии (мощности) с ресурсоснабжающими организациями в целях обеспечения предоставления собственникам и пользователям помещений в многоквартирном доме коммунальной услуги соответствующего вида, а также договоров на техническое обслуживание и ремонт внутридомовых инженерных систем (в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации);
− организация и осуществление расчетов за услуги и работы по содержанию и ремонту общего имущества в многоквартирном доме, включая услуги и работы по управлению многоквартирным домом, и коммунальные услуги.
В числе услуг указаны многие, но в рамках данного диалога мы приведем следующие три (см. рис. 2):
− оформление платежных документов и направление их собственникам и пользователям помещений в многоквартирном доме;
− осуществление управляющими организациями, товариществами и кооперативами расчетов с ресурсоснабжающими организациями за электрическую энергию, поставленную по договорам энергоснабжения;
− ведение претензионной и исковой работы в отношении лиц, не исполнивших обязанность по внесению платы за жилое помещение и коммунальные услуги, предусмотренную жилищным законодательством Российской Федерации.
Таким образом, уважаемые директора управляющих компаний и председатели товариществ собственников жилья и жилищных кооперативов, если Вы приняли на себя обязанность управлять многоквартирными домами, возьмите на себя труд по оформлению платежных документов, направлению их собственникам помещений, своевременных расчетов с ресурсоснабжающими организациями и ведению претензионно-исковой работы в отношении должников. Не нужно сваливать данные обязанности на ресурсоснабжающие организации. ООО «СПГЭС» давно уже по отношению к своим непосредственным клиентам-потребителям выполняет требования законодательства в отношении формы платежного документа и сроков его формирования и доставки до граждан. К этим потребителям относятся жители частных домовладений и жители тех многоквартирных домов, которые выбрали непосредственное управление своими домами, заключив прямые договора об энергоснабжении с ООО «СПГЭС».
You have no rights to post comments
Контроль движения денежных средств – основная задача, которая стоит перед финансовой службой любого предприятия. При этом инструментом, позволяющим в наглядной форме управлять денежными потоками, является платежный календарь предприятия или график платежей организации.
Составление платежного календаря
Платежный календарь – это полезнейший и часто используемый инструмент казначея в части оперативного финансового планирования, позволяющий получить исчерпывающе подробную информацию по остаткам и движению денежных ресурсов в перспективе за произвольно установленный период времени.
Он может быть разработан как в разрезе отдельных денежных потоков, так и в целом по компании.
Исторически, на многих предприятиях составление и ведение платежного календаря производится с помощью электронных таблиц в Excel (скачать пример платежного календаря в Excel). Этот зарекомендовавший себя за многие годы способ, дает возможность базового финансового планирования, поскольку сильно зависит от «человеческого фактора». Продвинутый вариант, позволяющий раскрыть весь потенциал такого инструмента, как платежный календарь, заключается в его составлении и ведении с помощью автоматизированной финансовой системы.
Составленный платежный календарь предприятия в специализированной программе, разработанной на базе «1С: Предприятие», по своей сути является планом движения денежных средств на определенный период с необходимым уровнем детализации, достаточным для принятия решений по управлению движения денежными средствами (ДДС).
Предотвращение кассовых разрывов
Главная цель использования платежного календаря – борьба с кассовыми разрывами. Представление графика платежей в простой, наглядной форме позволяет явственней увидеть картину движения денежных средств, сформированную данными оперативного планирования на основании информации о плановых поступлениях и списаниях денежных средств.
Рисунок 1. Пример платежного календаря в профессионально специализированной программе «WA: Финансист».
Информация о прогнозном движении денежных средств с возможными кассовыми разрывами способствует оперативному принятию мер по недопущению данной ситуации.
Очень важным для использования данного инструмента управления движением денежных средств является его интерактивность и возможность настройки аналитики любой глубины в полезном разрезе.
Возможность переноса планового платежа непосредственно в форме с оперативным изменением ситуации по плану поступлений и расходования денежных средств дает пользователю наглядную картину ситуации по изменению денежных потоков предприятия.
Настраиваемые группировки инструмента предоставляют пользователю тот уровень детализации, который ему действительно необходим (от сводных оборотов по каждой заявке, до детализированных).
Использование информации о неснижаемом остатке, может быть эффективным механизмом накопления сумм на счете к определенной дате (например, для оплаты налогов или выплаты заработной платы).
Результатом оптимизации платежного календаря является упорядоченный план (прогноз) движения денежных средств, в котором отсутствуют кассовые разрывы.
Платежное поручение
На основании этих данных формируется реестр платежей и график платежей, с помощью которого создаются платежные поручения в банк.
Всем этим требованиям соответствует платежный календарь, реализованный в программном продукте на базе 1С - «WA:Финансист. Управление денежными средствами».
Платежный календарь в системе – это интерактивный инструмент, при помощи которого казначей управляет денежными потоками предприятия.
Рисунок 2. Пример платежного календаря в программе «WA: Финансист. Управление денежными средствами».
Форма платежного календаря состоит из следующих областей
Рисунок 3. Область настройки отчета в программе «WA: Финансист. Управление денежными средствами».
В настройках платежного календаря можно:
Все эти функции дают пользователю возможность не только управлять выводом данных, но и настраивать структуру платежного календаря «под себя», задавать отборы, создавать реестр платежей. Настройки системы, созданные пользователем один раз, могут быть, как сохранены и использованы самим пользователем, так и скопированы для других.
В соответствии с настройками пользователя, платежный календарь предприятия формируется с той или иной степенью детализации.
Рисунок 7. Пример детализации платежного календаря в программе «WA: Финансист. Управление денежными средствами».
В область данных выводится информация о планируемом движении денежных средств или графике платежей, визуально отображаются области, в интервале которых казначей может двигать дату платежа по заявкам без нарушений условий договора. Перемещение заявки на другую дату не требует редактирования документа. Пользователь просто «перетаскивает» заявку на другую дату. При этом автоматически пересчитывается план движения денежных средств по датам. Пользователь «перетаскиванием» может переносить заявки, как между интервалом дат, так и между местами хранения денежных средств.
Если для планирования необходима информация о неснижаемых остатках по счетам, пользователь может включить вывод этой информации, выбрав соответствующий пункт в настройках платежного календаря.
Рисунок 8. Ввод информации о неснижаемом остатке ДС в программе «WA: Финансист. Управление денежными средствами».
Для ввода данных о неснижаемом остатке денежных средств, используется специальный помощник, вызываемый по кнопке 
После «нормализации» потоков денежных средств, пользователь может применить изменения в системе. После принятия изменений, график дат запланированных платежей зафиксируются в заявках.
На основании заявок можно сформировать реестр платежей или напрямую сформировать платежные поручения для отправки их в систему взаимодействия с программой «Клиент-Банк».
Для выписки платежных поручений в типовой конфигурации предусмотрен документ «Платежное поручение». Платежные поручения нумеруются по каждому из расчетных счетов отдельно. См. также справочник «Счета нашей фирмы». В реквизите «Расчетный счет» выбирается тот счет, с которого предполагается осуществить платеж. Очередной номер исходящего документа по выбранному расчетному счету автоматически предлагается в реквизите «Номер платежки».Если платежное поручение оформляется на перечисление налогов, взносов, других обязательных платежей, следует отметить флажок «Оплата налога/отчисления», после чего в реквизите «Вид налога» выбрать из справочника «Налоги и отчисления» соответствующий вид налога.
В реквизите «Контрагент» мы выбираем организацию, которой собираемся перечислять деньги, в реквизите «Р/Счет» - расчетный счет клиента. Счет учета взаиморасчетов с контрагентом (счет учета расчетов с бюджетом, государственными целевыми фондами) указывается в реквизите «Счет». В случае оплаты поставщикам или возврата денег покупателям необходимо также указать заказ. Для выбора заказа предназначена кнопка. При нажатии на нее открывается журнал "Отбор заказов" по выбранному клиенту. Двойной щелчок на строке с заказом приведет к выбору заказа в «Платежное поручение». При выборе заказа сумма и НДС автоматически заполняются из остатка по выбранному заказу, вместе с тем, их можно откорректировать вручную. Для заполнения назначения платежа можно воспользоваться списком типовых назначений платежа, выбираемых из справочника «Назначения платежей». При помощи кнопки «Печать» можно получить печатную форму платежного поручения. При проведении документ «Платежное поручение» не формирует бухгалтерских проводок. Факт движения денег по расчетному счету в типовой конфигурации отражается документом «Банковская выписка».
В нашем примере фирма «Швея» оплачивает счет поставщика Волдодарки за приобретение программы в сумме 10800 грн.
Рис. 10 – Электронное окно документа «Платежное поручение»
Рис. 11 – Печатная форма документа «Платежное поручение»
3.3. Формирование банковской выписки
Для отражения операций, связанных с движением денежных средств организации по расчетным счетам в гривнях и в валюте в типовой конфигурации предназначен документ «Банковская выписка».
Следует отметить, что типовая конфигурация требует внесения отдельных банковских выписок по расчетным счетам фирмы.
Реквизит «Расчетный счет» служит для указания денежного счета из справочника «Счета нашей фирмы», движения по которому мы вносим.
Каждая строка табличной части соответствует одному платежу. Спецификацию табличной части документа следует заполнить в следующей последовательности:
Установить признак того, какой платеж регистрируется: входящий ("+" - приход денег на расчетный счет), или исходящий ("-" - расход денег)
Определить вид прихода (расхода денег) путем выбора соответствующего элемента из предлагаемого списка в реквизите «Вид прихода/расхода»;
Определить корреспондирующий с соответствующим субсчетом счета 31 бухгалтерский счет;
Выбором из предлагаемого списка определить вид НДС по данной операции;
Выбрать объект аналитического учета корреспондирующего счета;
В тех случаях, когда платежи относятся к взаиморасчетам с покупателями и поставщиками указать тот заказ покупателя (поставщика), по которому приходят (уходят) деньги. Для удобного заполнения информации о платежах, связанных с взаиморасчетами, можно использовать кнопку «Подбор по заказам». При нажатии на данную кнопку открывается специальный журнал «Отбор заказов по контрагенту». Этот журнал предоставляет некоторые дополнительные возможности. Во-первых, для каждого заказа отображается его текущее сальдо взаиморасчетов, которое может быть выведено либо непосредственно в списке, либо отдельно в информационной строке, в зависимости от выбранного режима в реквизите «Способ отображения», во-вторых, в этом журнале можно выполнить отбор по конкретному клиенту, т.е. сделать так, чтобы отображались только заказы этого клиента. Двойной щелчок на строке с заказом приведет к добавлению в выписку новой строки.
Ввести сумму с НДС и НДС платежа, по умолчанию предлагается итоговая сумма с НДС и итоговая сумма НДС документа-заказа;
Установить в реквизите «Д/Р» признак принадлежности операции, указанной в строке к валовым доходам ("+"), или к валовым расходам - ("-"). Если в этом реквизите указать "0", то это будет означать, что операция не относится ни к валовым доходам, ни к валовым расходам;
Выбрать объект аналитики по валовым доходам (валовым расходам);
Ввести какую-либо поясняющую информацию к данной операции, которая будет выведена в качестве текстового комментария в сформированных по текущей строке проводках.
Если реквизит «Отгр. ?» установить в значение «Да» в реквизитах «Сумма Отгр.» и «НДСОтгр.» становятся доступными для редактирования сумма и НДС предварительной отгрузки (оприходования) по данному заказу.
Часть информации, которая касается наших платежей, можно внести в «Банковскую выписку» автоматически, используя информацию из выписанных платежных поручений. Этой цели служит кнопка «Заполнить по платежкам». При этом можно осуществить отбор платежных поручений, выписанных той же датой, что и банковская выписка (опция «За дату документа»), либо выписанных в течение произвольного периода (опция «Произвольный период»).
Кнопка «?» служит для расчета итоговой суммы прихода и расхода по выписке.
Набор формируемых документом проводок зависит от вида оформляемых им платежей и позиционирования его в цепочке взаиморасчетов организации с покупателями (поставщиками).
Кроме того, если настоящей выпиской оформляется зачисление средств от покупателя, при котором у организации возникает налоговое обязательство, то при ее проведении будет сформирован документ «Налоговая накладная» (при условии, что константа «Автоматическое создание налоговых накладных» установлена в значение «Да»).
На рис. 12 и рис. 13 показан созданный документ, подтверждающий перечислене денег с банковского счета фирмы «Швея» поставщику «Володарка» в сумме 10800 грн.
Рис. 12 – Электронное окно документа «Банковская выписка»
Рис. 13 – Печатная форма документа «Банковская выписка»
Информационная система «Платежный календарь» предоставляет инструменты для ежедневной коррекции планов платежей организации, формирования платежных документов и контроля их оплаты.
Коррекция планов платежей в системе платежного календаря выполняется с помощью документа «Реестр платежей» . Функциональные возможности документа позволяют на основании планов расходования денежных средств , внесенных в платежный календарь организации, формировать состав платежей на текущий день. Таким образом, выполняется актуализация планов расходования денежных средств в соответствии с фактическими остатками денежных средств на расчетных счетах организации и обеспечивается дополнительное ранжирование запланированных платежей по степени их приоритета. Запланированные платежи с высоким приоритетом включаются в реестр платежей в обязательном порядке, с более низким – в зависимости от степени выполнения плана поступлений денежных средств.
Такой подход к планированию платежей позволяет избегать кассовых разрывов и превышения установленных лимитов на остатки денежных средств в организации. Реестр платежей является дополнительной точкой контроля расходования денежных средств организации.
Формирование платежных документов (исходящих платежных поручений) в информационной системе "Платежный календарь" выполняется автоматически, на основании планов расходования денежных средств, включенных в реестр платежей (из документа "Реестр платежей").
Поскольку в программах компании SysTecs, включающих данную информационную систему, обеспечивается непрерывный обмен данными с информационной базой «1С:Бухгалтерия 8», сформированные платежные поручения в реальном режиме времени поступают в базу 1С:Бухгалтерии. Для дальнейшей передачи сформированных платежных документов в банк необходимо воспользоваться функциональными возможностями прикладного решения «1С:Бухгалтерия 8», которые раскрыты в документации фирмы 1С.
На основании банковских выписок в информационной базе «1С:Бухгалтерия 8» отражаются операции движения (поступления и списания) денежных средств на расчетных счетах организации и в результате обмена данными, автоматически передаются в систему «Платежный календарь». Фактическое движение денежных средств формирует исполнение планов поступления и расходования денежных средств и отображается в следующих интерфейсах и отчетах:
Функционал перечисленных инструментов обеспечивает контроль за расходованием денежных средств в организации.
Кроме этого, фактическое расходование ДС передается в систему управления заявками на платежи и отображается в интерфейсах и отчетах системы, сигнализируя менеджерам о необходимости продолжать работу по сделке (заявке).
Работа с документами, отражающими движение денежных средств на расчетных счетов организации, осуществляется в журнале банковских документов . Работа с реестрами платежей в системе «Платежный календарь» выполняется с помощью помощника "Формирование реестров платежей" . Движения наличных денежных средств в организации контролируются в журнале
Данная статья содержит информацию о том, как экономическая служба производственной компании может обеспечить оперативное планирование поступления и расхода денежных средств, перераспределение денежных потоков при кассовых разрывах.
ПЛАТЕЖНЫЙ КАЛЕНДАРЬ КОМПАНИИ
Платежный календарь любой компании является краткосрочным планом движения денежных потоков, служит оперативным инструментом управления денежными средствами. Поэтому некоторые руководители финансово-экономических служб ошибочно считают оперативный платежный календарь детализированной версией бюджета движения денежных средств (БДДС).
Действительно, по своей структуре платежный календарь соответствует БДДС. В нем тоже отражаются остатки денежных средств на начало и конец планируемого периода, их поступление и расход за период. На этом сходство заканчивается, поскольку вся работа с платежным календарем строится по другим принципам.
БДДС формируют по данным бюджета доходов и расходов, бюджета закупок, бюджета займов и кредитов, бюджета инвестиций и прогнозируют на период от месяца до нескольких лет. П латежный календарь составляют на основе документов по приходу и расходу денежных средств , для него максимальным горизонтом планирования является месяц.
Плановые показатели бюджета движения денежных средств в отчетном периоде не меняются, по завершении периода их сопоставляют с фактическими значениями денежного потока компании (план-фактный анализ бюджета). Платежный календарь планируют и корректируют ежедневно , поэтому его невозможно анализировать на предмет соответствия фактических денежных потоков прогнозируемым значениям.
Для целей формирования БДДС не нужна детализация движения денег в разрезе расчетных счетов или касс предприятия, а для платежного календаря как инструмента оперативного управления денежными потоками такая информация жизненно необходима.
Расходы денежных средств в БДДС показывают только в общих суммах по статьям бюджета и не учитывают их важность для бизнеса компании. При формировании расходной части платежного календаря принимают во внимание критичность неоплаты в запланированный срок того или иного вида расхода, чтобы не допустить перебоев в обеспечении бизнес-процессов, генерирующих доходы компании.
Для успешной работы с платежным календарем нужно следовать определенным правилам , которые касаются формирования этого документа и корректировки прогнозных показателей. В чем состоят эти правила и как экономическая служба может обеспечить корректность и актуальность оперативного платежного календаря на каждый день работы компании, рассмотрим далее.
Чтобы оперативный платежный календарь был максимально эффективным, руководитель финансово-экономической службы должен придерживаться в работе с ним следующих принципов :
- планирование денежных потоков (приход и расход средств) производят на основании первичных документов, а не прогнозным методом;
- денежные потоки планируют в аналитике расчетных счетов и касс компании;
- при формировании расходной части платежного календаря учитывают приоритетность направлений расхода денежных средств;
- платежный календарь составляют в ежедневной аналитике денежных потоков и ежедневно корректируют на основании факта прихода и расхода денег.
Исходя из указанных принципов, рассмотрим методику организации эффективного оперативного платежного календаря.
ОПЕРАТИВНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ ПОСТУПЛЕНИЯ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ
В оперативном платежном календаре поступление денежных средств планируют по первичным документам реализации товаров (работ, услуг) и договорным условиям оплаты (предоплата, оплата по факту или на условиях отсрочки платежа). Для создания плана поступления денежных средств от будущей реализации товаров (работ, услуг) используют заявки покупателей .
У компании могут быть непрофильные поступления денежных средств, например от сдачи имущества в аренду. В таком случае нужно предусмотреть в платежном календаре поступление доходов в соответствии с договорными условиями оплаты аренды.
Основанием для формирования прогнозов поступления денежных средств являются также кредитные договоры или графики получения займов и кредитов (приложения к кредитным договорам). В любом случае планы поступления денежных средств должны содержать следующие реквизиты :
- основание платежа;
- наименование плательщика;
- сумма поступления;
- прогнозная дата прихода денежных средств.
Возьмем, к примеру, компанию «Альфа», которая производит и реализует хозяйственные товары. Экономическая служба компании отвечает за еженедельное формирование оперативного платежного календаря, с помощью которого осуществляют текущее управление денежными потоками, производят платежи контрагентам.
Чтобы сформировать приходную часть календаря на неделю с 12 по 16 марта 2018 г ., сотрудник, отвечающий за работу с платежным календарем, должен выполнить следующие операции:
- составить реестр поступлений денежных средств за реализованную ранее продукцию, платежи по которой должны поступить от покупателей в указанную неделю;
- построить прогноз поступлений денежных средств в указанную неделю за продукцию, на поставку которой имеются заявки от покупателей;
- запланировать поступления денежных средств от арендаторов имущества компании, которые должны поступить в указанную неделю согласно договорам аренды;
- запланировать поступления денежных средств в указанную неделю согласно кредитным договорам компании с банками;
- распределить на указанную неделю поступления денежных средств, которые были запланированы в платежном календаре на текущую неделю (с 5 по 9 марта), но не поступили на счета или в кассу компании.
По первым четырем пунктам сведения собирают в сводный реестр поступлений денежных средств (табл. 1).
Сразу обратим внимание, что необходимо контролировать сроки поступления денежных средств по заявкам покупателей . Так, оплата за продукцию по двум последним заявкам (выделены в табл. 1 зеленым цветом) не поступит на планируемой неделе, поэтому должна быть отражена в платежном календаре следующей недели.
Также нужно включить в поступление денежных средств на неделе с 12 по 16 марта те суммы, которые должны были прийти на текущей неделе, но по каким-либо причинам не поступили:
1) платеж за поставку продукции от Покупателя 3 на сумму в 500 тыс . руб . — по плану должен был прийти на расчетный счет компании 07.03.2018;
2) платеж за поставку продукции от Покупателя 5 на сумму в 250 тыс . руб . — должен был поступить в компанию в конце февраля 2018 г.
Первую сумму включаем в план поступлений денежных средств платежного календаря на неделю с 12 по 16 марта, поскольку у компании есть гарантийное письмо от покупателя, согласно которому платеж поступит не позднее 15.03.2018.
Вторую сумму в платежном календаре этой недели учитывать не будем, так как нет документов, свидетельствующих о вероятности поступления этих денег. Перенесем данный платеж в план поступлений последующих периодов.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
Следует включать в платежный календарь только те суммы поступлений, по которым есть документальное подтверждение. На их основе планируют различные оплаты, и если эти деньги не поступят, то и оплаты произведены не будут, что негативно скажется на имидже и бизнесе компании.
На основе произведенных действий формируем приходную часть оперативного платежного календаря на неделю с 12 по 16 марта 2018 г. (табл. 2).
ОПЕРАТИВНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ РАСХОДА ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ
Расход денежных средств формируют в платежном календаре на основании заявок, в которых указывают все необходимые реквизиты:
- назначение платежа;
- основание платежа;
- получатель платежа;
- сумма платежа;
- статья движения денежных средств;
- планируемая дата расхода денежных средств.
Чтобы сформировать расходную часть оперативного платежного календаря, нужно выполнить следующую работу:
- составить реестр заявок на расход денежных средств по операционной (текущей), финансовой и инвестиционной деятельности компании;
- распределить на планируемый период заявки, которые не были оплачены (закрыты) в предыдущих периодах.
Заявки на расход денежных средств поступают от ответственных за их оформление сотрудников подразделений (ЦФО) компании. Они должны быть завизированы руководителями этих подразделений (владельцами бюджетов ЦФО).
Сотрудник экономической службы, отвечающий за формирование платежного календаря, проверяет поступающие заявки на соответствие бюджетам ЦФО и на наличие необходимых реквизитов, а затем включает их в сводный реестр заявок компании . Реестр компании «Альфа» на неделю с 12 по 16 марта 2018 г. приведен в табл. 3.
Каждая компания периодически испытывает нехватку оборотных денежных средств, поэтому в реестре заявок целесообразно указывать критичность неоплаты каждой из них , присваивая группу очередности платежа . Если на какой-либо день платежного календаря у компании не будет хватать денег для оплаты всех заявок, то оплата будет производиться в порядке приоритетности этих групп (начиная с первой).
Дополнительно к данному реестру нужно включить в платежный календарь на неделю с 12 по 16 марта заявки на расход , которые не были оплачены на предыдущей неделе из-за нехватки денег :
- заявка на оплату поставки канцтоваров на сумму 250 тыс. руб. (статья ДДС «Оплата хозяйственных нужд» с четвертой группой очередности платежа);
- заявка на оплату наемного транспорта на сумму 250 тыс. руб. (статья ДДС «Оплата транспортных услуг» с третьей группой очередности платежа);
- заявка на оплату сырья на сумму 1 300 000 руб. (статья ДДС «Оплата сырья» со второй группой очередности платежа).
На основании собранного реестра заявок и данных о неоплаченных заявках прошлого периода формируем расходную часть оперативного платежного календаря компании «Альфа» на неделю с 12 по 16 марта 2018 г. (табл. 4).
Итоговые суммы плана расхода денежных средств на неделю с 12 по 16 марта больше, чем прогноз их поступлений. Это свидетельствует об отрицательном сальдо денежных потоков на данную неделю и неспособности компании произвести все запланированные выплаты.
На следующем этапе можно подготовить предварительный платежный календарь, чтобы выявить кассовые разрывы в каждом из дней планируемого периода и перераспределить денежные потоки.
ОПЕРАТИВНАЯ РАБОТА С РАСПРЕДЕЛЕНИЕМ ДЕНЕЖНЫХ ПОТОКОВ
Как было отмечено выше, главное предназначение оперативного платежного календаря — ежедневное управление платежами компании, которое предполагает ежедневную корректировку планов прихода и расхода денег. Поэтому сначала нужно сформировать предварительный платежный календарь (на основе реестров поступлений денежных средств и перечня заявок на их расход) и определить, в какие дни планируемого периода у компании не хватает денег для запланированного погашения заявок.
В примере с компанией «Альфа» предварительный платежный календарь выглядит следующим образом (табл. 5).
Из предварительного платежного календаря видно, что у компании «Альфа» есть деньги только для погашения заявок за первые два дня недели, а в период со среды по пятницу наблюдаются кассовые разрывы и нужно перераспределить денежные потоки .
Замечания
- Перераспределение денежных потоков должен утвердить руководитель экономической службы, а производит его ответственный за работу с платежным календарем.
- На крупных предприятиях, где заявки на расход денежных средств инициируют многие подразделения (ЦФО) и ежедневные платежи проводят в размере нескольких миллионов рублей, создают специальные комиссии для распределения расхода денежных средств, если у компании нет возможности закрыть все заявки.
- В состав такой комиссии обычно входят все руководители ЦФО. Они устанавливают окончательно состав платежей, которые будут фактически произведены в этот период.
Рассмотрим, какие изменения в суммах и сроках заявок на расход денежных средств можно произвести для устранения кассовых разрывов в предварительном варианте платежного календаря:
- заявку на расход денежных средств по статье «Оплата коммунальных услуг » в размере 1 млн руб. разобьем на два платежа по 500 тыс. руб. Первую часть оставим к оплате на 14 марта, вторую перенесем на пятницу 16 марта, потому что на четверг планируется выплата зарплаты, приоритетность которой выше;
- заявку на оплату транспортных услуг в размере 700 тыс. руб. также разбиваем на две части, одну из которых в сумме 100 тыс. руб. переносим со среды на четверг 15 марта, а вторую в сумме 600 тыс. руб. планируем на пятницу 16 марта;
- заявку на покупку основных средств в сумме 700 тыс. руб. по согласованию с руководителем компании переносим с четверга 15 марта на следующую неделю и исключаем из платежного календаря за период с 12 по 16 марта;
- заявку на оплату охраны в размере 250 тыс. руб. делим пополам. Первую часть оставляем к оплате в пятницу, вторую переносим на следующую неделю;
- заявку на закупку спецодежды в сумме 200 тыс. руб. также делим на две равные части. Первую оставляем к платежу на пятницу, вторую переносим на следующую неделю.
В результате указанных изменений в платежном календаре нам удалось ликвидировать все кассовые разрывы и обеспечить баланс прихода и расхода денежных средств компании «Альфа» в период с 12 по 16 марта 2018 г. (табл. 6).
На этом работа с оперативным платежным календарем не заканчивается, так как по разным причинам фактический приход денежных средств может не совпадать с запланированным (как и расход). Каждое утро сотрудник экономической службы, отвечающий за корректность платежного календаря, обновляет его с учетом фактического остатка денег на начало дня и имеющихся в календаре неоплаченных заявок на расход денежных средств.
После утверждения платежного календаря руководителем экономической службы его расходная часть служит основанием для формирования реестра платежей и проведения бухгалтерией оплаты заявок через систему «Банк-Клиент». В случае успешного совершения платежа соответствующая заявка на расход денежных средств помечается как закрытая.
- Оперативный платежный календарь — эффективный инструмент текущего управления денежными потоками и платежами компании.
- Работу с платежным календарем необходимо регламентировать внутренними документами. Это нужно, чтобы все сотрудники понимали свои обязанности и сферу ответственности в процессе управления денежными потоками компании.
А. А. Гребенников, главный экономист ГК «Резон»
